Para ti, que realizas nómina diariamente o por primera vez, aquí te enlistamos 9 pasos que te ayudarán a dominar todo lo relacionado con tu nómina.
Primeramente verificaremos como se va a pagar la nómina a cada uno de nuestros trabajadores, ya sea cada semana, cada 15 días o cada 30 días. Una vez definida la periodicidad de pago, podrás continuar con los siguientes pasos:
1. Registra los cambios.
Si te preguntas cuáles son los cambios, son aquellas modificaciones que has tenido con tus trabajadores por ejemplo, altas de empleados, bajas de empleados y correcciones salariales.Debes de considerar que cualquier movimiento que se realice en la información del empleado, se debe de presentar al IMSS, dentro de los cinco días siguientes de que se realizó el cambio.
2. Calcula las percepciones.
Es necesario calcular las percepciones recurrentes y extraordinarias. Las más recurrentes pueden ser conceptos como sueldos, salarios, rayas y jornales. Las percepciones extraordinarias como prima vacacional, aguinaldo, entre otros.
3. Calcular deducciones.
Después, debes definir las deducciones que se restan directamente de la cuota íntegra a pagar, como el IMSS, el ISR, descuento por incapacidad, ausentismo, entre muchos más.
4. Verifica los RFC.
Necesitarás recaudar y verificar ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) todos los RFC de tus empleados.
5. Pagar a los empleados.
Existen varias opciones para pagarles a tus empleados, las cuales pueden ser:
• Transferencia:
Esta forma de pago te permite realizar operaciones en tiempo real en un horario continuo con la seguridad, tecnología y garantías financieras que requiere el Banco de México a los partícipes de SPEI. Se pueden procesar un gran número de transferencias y automatizar tus procesos de pago.
• Bancos:
Es necesario generar un layout de distribución bancaria, es decir, realizar una configuración desde tu banca en internet, para procesar múltiples depósitos desde cualquier banco.
• Cheques:
En caso de que tu empresa determine pagar a los empleados mediante cheques, es necesario no olvidar pedirle a tú trabajador que firme la nómina al entregarle un duplicado, esto para tener constancia de que se entregó el pago.
• Efectivo:
Es necesario que dispongas del efectivo, a fin de proporcionar a cada uno de tus empleados el pago correspondiente.
6. Timbrar la nómina.
Timbrar la nómina se refiere a firmar y certificar el documento o archivo de los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa. Puede ser directamente en el SAT o con algún Proveedor Autorizado de Certificaciones ante el SAT.
7. Mandar los recibos de nómina
Es un requisito por ley, que las empresas faciliten los recibos de nómina sus empleados. Ahora con la tecnología es más fácil, podrás enviar las nóminas al correo electrónico de tus trabajadores.
8. Calcular y pagar los impuestos
Ten en cuenta que también debes de calcular y pagar los impuestos:
• Cuotas obrero patronales IMSS/INFONAVIT:
Para realizar el cálculo de las cuotas obrero-patronales, podrás utilizar el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), que es una herramienta para facilitarte el proceso de pago de cada trabajador, así como del descuento que haces en el salario de quienes poseen un crédito del Infonavit. Estas cuotas deberán pagarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.
• Impuesto sobre la nómina:
Es necesario determinar mensualmente este impuesto, que se realizan a tus trabajadores y la fecha límite de pago es el día 17 del mes siguiente.
• ISR:
Las retenciones por salarios es la suma de las retenciones ISR efectuadas a tus empleados en cada pago que se realice de recibo de nómina.
9. Procesos extraordinarios de nómina
Podrás considerar procesos extraordinarios de nómina como:
• La PTU (participación de los trabajadores en las utilidades):
Año con año debes establecer el importe de la PTU que pagarás a tus trabajadores, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo 60 días sucesivos cuando presentes tu declaración anual.
• Aguinaldo:
Es necesario que establezcas el importe anual de aguinaldo que deberás pagar a tus empleados, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo son 15 días de salario por cada año laborado, y la fecha límite de pago es el 20 de diciembre.
En Facture App puedes calcular automáticamente tu nómina, te permite almacenar, importar y exportar la información de cada uno de tus trabajadores.
